REUNION DE COMITE DU 31.10.18

Ont participé Mesdames ARNOULT, DAOUST, MERY, ROSSI
Messieurs ARNOULT, LARIVE, MAISONNEUVE, MATTERA, VINCENT.
9 membres du comité ayant pris part à cette réunion par téléphone ou par e-mail, le quorum est atteint et le comité peut délibérer sur l’ordre du jour suivant :
(Le président fera le PV en concertation avec la secrétaire du CCCE.)

ORDRE DU JOUR :

  1. Approbation du P.V. de la Réunion de Comité du 31 Mars 2018 (déjà approuvé)
  2. Admission des nouveaux Membres (Voir fichier envoyé par Mme Daoust).
    A ce jour il y a 751 adhérents dont 583 renouvellements et 168 nouvelles adhésions (incluant les 93 nouveaux Membres proposés au Comité du 31 Octobre 2018).
  3. Demande d’extension :
    Monsieur Tytgat Guillaume (1ère demande)
    Le Comité ayant décidé de mettre toutes les nouvelles demandes en attente tant que nos nouveaux Juges n’ont pas terminé leur cursus, cette demande est donc mise en attente. Monsieur Arnoult Président du CCCE lui fera un courrier.
    Monsieur Favre René : Coton de Tuléar et Exotiques (déjà qualifié pour les Chihuahuas)
    Après concertation, la majorité des membres est d’accord pour accorder cette extension.
  4. Avancement NE 2019
  5. Commentaires de Madame Daoust
  6. Questions diverses
NE2019 – Etat d’avancement au 21 octobre 2018

1. CEDIA, nous continuons notre collaboration en 2019. Cedia sera le site officiel des engagements via internet.
2. La feuille d’engagement a été finalisée et a été postée sur le site de CEDIA le 18 octobre 2018.
3. Nos partenaires officiels seront :
a. Royal Canin (RC) comme sponsor de la NE (comme RC demande un visuel sous forme de balisage, cela a été vu avec Mr Citerne)
b. Van De Velde
c. O’Cabochic
Pour infos : Distrivet et Eukanuba avaient également été contactés mais la demande est restée sans réponse, donc pas de continuation avec ses 2 entités.
4. Autorisations
a. L’autorisation a été obtenue auprès de la Territoriale ACTCVL le 18 Septembre 2018
b. La NE vient d’être enregistrée sur le calendrier de la SCC le 19 octobre 2018
c. Pour les juges étrangers la demande a été faite auprès de la SCC le 16 septembre 2018 et les formulaires ont été retournés complétés le 20 septembre 2018. Pour ces 2 juges les accords n’ont pas encore été reçus à ce jour.
5. Récompenses
a. Il s’agira de flots comme l’année dernière
b. Le nombre de flots à commander a été discuté et vérifié auprès de Mr Arnoult
c. Les flots en stock de la NE 2018 seront réutilisés lors de la NE 2019 (en autre réutilisation des flots CACS et RCACS de NE 2018 réutilisés en récompense J. Présentateurs)
d. « Passion flot » a été contacté pour la réalisation des flots. Une demande de devis a été faite le 21octobre 2018 (objectif : rester dans le budget de 2018)
e. RC doit confirmer s’il prend en charge les 4 coupes du BEST (en attente)
6. Buffet du Midi, a été annulé
a. Lors de la préparation de la feuille d’engagement, il s’est avéré qu’il y a eu plusieurs objections sur le buffet (l’idée était de commander des pizzas variées, d’acheter du fromage…) :
1. Il s’avère que le Club propose beaucoup d’avantages tout au long de l’année aux adhérents et exposants :
a. Repas à 50% aux amicales
b. Repas à 50% lors de leur AG
c. Passage de TAN à 5€ (souvent à 8 et 10€ et + ailleurs)
d. Confirmation gratuite à leurs adhérents
e. Récompenses (Coupes ou flots) à la NE de 1500€
f. Cadeaux aux 4 premiers (4 aspirateurs) valeur de 2000€ (plusieurs années)
g. Cadeaux pour chaque participant aux réunions amicales 6€
h. Cadeaux pour chaque participant pour l’AG 6€
i. Baisse des tarifs pour les engagements de la NE + gratuité de certaines classes.
j. Cotisation à Médiavet aux éleveurs offerte par le CCCE.
2. La proposition de budget était de 5000 euros sur base de 200 exposants x 2.5 accompagnateurs pour chaque exposant en moyenne = 500 participants au buffet x 10 euros par personne : 5000 euros.
3. Vu le nombre de participants, le buffet risque de retarder les jugements.
Qui va s’en occuper ?
Le buffet retardera aussi la fin de la journée de la NE.
4. Questions sur :
a. Le maintien de la chaîne du froid ou du chaud
b. Qui fera le service ? (500 personnes prévues)
c. Problème avec les personnes végétariennes qui ne mangent pas de charcuterie
d. Un constat est fait : tous les ans il nous reste des viennoiseries (offertes gratuitement par le CCCE)
e. Revoir qui bénéficiera du buffet. Pourquoi faire bénéficier les accompagnateurs qui ne sont pas adhérents alors que pour les amicales et à l’AG les accompagnateurs payent 100% du tarif.
5. Le Président demande de faire attention à la trésorerie du CCCE même si elle est en bonne santé car il pense à certains Membres du Comité qui ont proposé de prendre une secrétaire, ou de louer un local (250 à 450 euros par mois selon la région)…en sachant que le Club perd depuis plusieurs années au moins 70 adhérents par an, et se pose des questions sur l’avenir du club. La somme étant importante, le Président a demandé à Mme Daoust de faire des devis et de les présenter aux Membres du Comité pour validation avant de mettre en place le buffet.
Conclusion : L’idée du buffet a été annulée par Mme Daoust.

Questions Diverses

  1. Projet spéciales 2020 (en pièce jointe)

    Les désignations des juges se feront pour certaines spéciales en début 2019 et en fin d’année 2019. Les Membres du Comité sont d’accord sur le projet présenté par le Président.
  2. Préparation élections 2019

    Composition des Membres des élections 2019 :
    Mme Monique ROSSI (Présidente)
    Mme Agnès DAOUST
    Mr Alain VINCENT
    Madame Monique ROSSI aura la charge d’acheter le matériel des élections, de préparer les enveloppes avec les étiquettes et de mettre les timbres et enverra le matériel de vote aux adhérents.
    Après concertation, Mme Daoust enverra le fichier régulièrement à Alain Vincent pour vérification et enregistrement des votants (au minimum le nom des personnes ayant renouvelé leur cotisation sera envoyé à Alain Vincent en même temps qu’au Président).
    Tout est prêt pour l'envoi, attente de la liste des candidats début février pour envoi aux adhérents par Mme Rossi.
    Le Président précise que les Membres sortants du Comité devront envoyer à Mr VINCENT, responsable de la réception des candidatures, leur intention de se maintenir au Comité.

  3. Proposition juge formateur

    Pour compléter la liste des juges formateurs, le Président propose Mr Vincent Cabon. L’ensemble des Membres du Comité est d’accord sur cette proposition.

  4. Nouvelle Charte du Délégué (Déjà approuvée par les Membres du Comité)
  5. Propositions délégations :

    Poitou-Charentes, Aquitaine : Mr Stéphane Michel
    - Bretagne, Pays de la Loire : Mme Noémie Alarion
    Les Membres du Comité sont d’accord sur la désignation des deux nouveaux délégués à partir des trois ans d’adhésion au sein de notre Club.
    - Octobre 2018 pour Mme Noémie Alarion
    - Avril 2019 pour Mr Stéphane Michel qui normalement prendra cette fonction vers juillet 2019 et nous fera parvenir des projets en fin d’année ou début 2019.
  6. Procédure réunion amicale (déjà approuvée par les Membres du Comité)

    La procédure de la gestion des réunions amicales a été présentée par Mme Rossi Monique qui informe les Membres du Comité des réunions amicales déjà programmées pour 2019 :
    • Bretagne, Pays de la Loire (Le Mans) aura lieu le 5 mai 2019 avec Monsieur Arnoult
    • Grand-Est se déroulera le 30 Juin 2019 avec Mme Daoust
    • PACA Languedoc-Roussillon le 7 Juillet 2019 avec M. & Mme Arnoult. (Une partie des frais sera prise en charge par M & Mme Arnoult)
    • Centre, Limousin,Auvergne le 21 juillet avec Mme Daoust (en attente réponse de l’association)
    Les personnes ayant accepté l’invitation procèderont à l’animation, confirmations et passages du TAN.
  7. Réunion du Comité

    Une réunion du Comité aura lieu le jeudi 14 février 2019 à 18 h 30 à l’hôtel « Le Christina » de Bourges

  8. Questions Diverses de Mme Rossi

    • Il est nécessaire de savoir avant les élections qui prendra la réalisation du Bulletin du Club car cela demande de nombreuses heures de travail.
      Mr Vincent comprend la préoccupation de Monique, mais il semble délicat de prévoir quoi que ce soit avant l'élection du nouveau comité et donc l'arrivée de nouveaux membres qui pourraient avoir des propositions à faire.
    • Mme Rossi :
      Sur les tâches du Président je suis prête à prendre l’envoi des demandes d’homologation (moyenne 60 à 70 par an) avec contrôle des dossiers.
      - Vérification des CACS, Lieux, Juges, ADN sur le site de la SCC etc...
      - Vérification et validation des demandes des homologations des titres de Champions avant envoi des dossiers à la SCC.
      - Envoi à la SCC des demandes d’homologation des titres de Champions
      - Envoi à Mr Vincent des nouveaux champions après validation de la SCC pour mettre à jour le site (ayant déjà proposé de prendre l’enregistrement des attestations des examens sur la base de la SCC avec votre accord bien entendu).
      Réponse de Mr Vincent : Somme toute, cela va tout à fait avec la fonction de secrétaire, qu'elle/il soit.
    • Mme Rossi :
      Le Président avait demandé au Trésorier en date du 29 Mai de bien vouloir détailler les tâches relatives à son poste, il serait souhaitable que cela soit fait avant l’A.G.
      Madame Daoust a envoyé les tâches correspondant à ce poste à l’ensemble des Membres du Comité.
      Précision du Président sur la fonction de Trésorier : il rappelle que c’est sans doute un des postes les plus importants de notre Club.